Rentang Management Business BSI

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN
Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif sebagian besar tergantung pada jumlah bawahan yang melapor kepadanya, yang di kenal sebagai” rentang “manajemen” atau” rentang kendali”.

A. KOORDINASI
Koordinasi (coordination) adalah proses penintegrasian tujuan-tujuan dan kegiaatan-kegiatan pada satuan- satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efesien.
Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam- macam satuan pelaksanaanya. Menurut Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara satuan- satuan organisasi, yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdapandence)
2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) Reciprocal interdependence)
3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)
Tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi (Handoko, 2003:197)
B. MASALAH-MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF
Lawrence dan Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara
bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas
pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
2. Perbedaan dalam orientasi waktu.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
4. Perbedaan dalam formasi Struktur.
B. Masalah Pencapaian Koordinasi yg Efektif.
1. Perbedaan dlm orientasi thp tujuan = para anggota dari departemen yg berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yg baik.
Contoh : Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sbg faktor paling penting mencapai sukses organisasi. Bagian pemasaran mengemukakan disain produk sbg yg paling penting.
2. Perbedaan dlm orientasi waktu = manajer produksi lebih memperhatikan masalah yg harus dipecahkan segera (jangka pendek). Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dlm orientasi antar pribadi = kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yg cepat dibandingkan dengan bagian penelitian dan pengembangan dapat lebih santai untuk berdiskusi.
4. Perbedaan dlm formalitas struktur = setiap departemen mempunyai metode dan standar yg berbeda untuk mengevaluasi program thp tujuan dan balas jasa bagi karyawan. Di departemen produksi, kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan formal. Dlm departemen personalian
standar pelaksanaan dpt lebih longgar (karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode tertentu).
Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif yaitu:
1. Teknik-teknik dasar
2. Meningkatkan koordinasi potensil
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar adalah komponen-komponen vital manajemen yaitu:
1. Hirarki manajerial
2. Aturan dan prosedur
3. Rencana dan penetapan tujuan
Tiga pendekatan pencapaian koordinasi yg efektif.
1. Teknik-teknik dasar = organisasi yg sederhana hanya memerlukan peralatan koordinasi sbb : a) hirarki, b) kegiatan serta aturan/prosedur, dan c) rencana / tujuan perusahaan.
2. Meningkatkan koordinasi potensial = terdiri atas d) investasi dalam sistem informasi vertikal, e) penciptaan hubungan-hubungan ke samping.
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi = terdiri atas f) penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan, g) penciptaan tugas-tugas yg dpt berdiri sendiri. Mekanisme pengkoordinasian dasar :
1. Hirarki manajerial = rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yg jelas dpt menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yg tepat.
2. Aturan dan prosedur = adalah keputusan manajerial yg dibuat untuk menangani kejadian rutin, sehingga lebih efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan = pengembangan rencana dan tujuan dpt digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi thp sasaran yg sama.
C. RENTANG MANAJEMEN
Rentang manajemen sering juga disebut istilah-istilah:
1. Span of control
2. Span of authority
3. Span of attention
4. Span of supervision
Ada dua alasan utama mengapa penentuan rentang manajemen yang tepat adalah penting :
1. Rentang manajemen, mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari
bawahan mereka.
2. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.
C. Rentang Manajemen.
1. Span of control = Kemampuan pimpinan untuk mengatur bawahannya.
2. Span of authority = Kemempuan pimpinan untuk mengambil suatu tindakan terhadap bawahannya.
3. Span of attention = Kemampuan pimpinan untuk memberikan perhatian kepada bawahannya.
4. Span of supervision = Kemampuan pimpinan untuk mangawasi bawahannya
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen:
1. Kesamaan fungsi-fungsi
2. Kedekatan geografis
3. Tingkat pengawasan langsung yang di butuhkan
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang di butuhkan
5. Perencanaan yang di butuhkan manajer
6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas
Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menetukan rentang manajemen mencakup beberapa faktor:
1. Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi.
2. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan.
3. Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan.
Faktor – faKtor yang mempengaruhi Rentang Manajemen :
1. Kesamaan fungsi – fungsi = Semakin sejenis fungsi – fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.
2. Kedekatan geografis = Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.
3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan = Semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang di butuhkan = Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
5. Perencanaan yang di butuhkan manajer = Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
6. Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas = Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi – fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.
Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menentukan rentang manajemen mencakup beberapa factor :
1. Faktor – factor yang berhubungan dengan situasi. Rentang Manajemen dapat relative melebar bila :
a) pekerjaan bersifat rutin
b) operasi – operasi stabil
c) pekerjaan bawahan sejenis
d) bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang lain
e) prosedur – prosedur dan metoda – metoda dibuat secara baik dan telah diformalisasi
f) pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.
2. Faktor – factor yang berhubungan dengan bawahan. Rentang Manajemen dapat relative melebar bila :
a) bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentu
b) bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan tertentu.
3. Faktor – factor yang berhubungan dengan atasan. Rentang
Manajemen dapat relative melebar jika :
a) manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggi
b) manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan –
kegiatan pengawasannya
c) manajer tidak mempunyai kegiatan – kegiatan tambahan lama pengawasan dilaksanakan,
d) manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas dari pada ketat
WEWENANG DAN PENDELEGASIAN
A. KONSEP DASAR
Menurut Handoko (2003:212) Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah
orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang, yaitu:
1. Teori formal. Pandangan wewenang formal menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan; wewenang ada karena seseorang di beri atau dilimpahi atau di warisi hal tersebut.
2. Teori Penerimaan (acceptance theory pf authority) menyanggah pendapat bahwa wewenang dapat
dianugerahkan. Secara ringkas dapat disimpulkan, wewenang dan tanggung jawab adalah sama dalam jangka panjang (in the long run). Dalam jangka pendek (in the short run), bagaimana juga, tanggung jawab seorang manajer hampir selalu lebih besar dari wewenangnya, karena ini merupakan ciri delegasi.
Jenis wewenang dalam organisasi:
1. Wewenang lini
2. Wewenang staf
3. Wewenang staf fungsional
1. Wewenang lini.
Atasan langsung melakukannya ke bawahan dlm bentuk perintah dan tercermin sbg rantai perintah yg diturunkan kebawah melalui tingkatan organisasi.
2. Wewenang staf
Hak yg dipunyai oleh staf untuk menyarankan, merekomendasikan, konsultasi kpd personalia lini, tapi tdk dpt memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu.
3. Wewenang staf fungsional.
Staf mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional (contoh : seorang spesialis keamanan mumpunyai wewenang untuk memerintah manajer lab penelitian untuk menutup lab bila gas berbahaya mencapai tingkat tertentu.
B. PENDELEGASIAN WEWENANG
Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan, yaitu:
1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan
2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggungjawab
4. Pendelegasian menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
C. ALASAN-ALASAN PENDELEGASIAN
1. Pendelegasian memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dari bila mereka menangani setiap tugas sendiri.
2. Delegasi wewenang dari atasan ke bawahan merupakan proses yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
3. Delegasi juga memungkinkan manajer memusatkan tenaganya pada tugas- tugas prioritas yang lebih penting.
4. Delegasi memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang bhkan dapat digunakan sebagai alat untuk belajardari kesalahan. Prisip klasik yang dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:
1. Prinsip Skalar.
2. Prinsip kesatuan perintah.
3. Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.
Perlu dicari solusinya:
1. Mengapa manajer gagal mendelegasikan
2. Mengapa bawahan tidak menerima delegasi
3. Bagaimana penanggulangan hambatan-hambatan delegasi
1. Prinsip skalar
Dlm proses pendelegasian hrs ada garis wewenang yg jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi paling atas ke tingkatan paling bawah dan dibutuhkan delegasi penuh (semua tugas organisasi yg diperlukan hrs dibagi habis) untuk menghindari :
a. Gaps = tugas-tugas yg tdk ada penanggung jawabnya.
b. Overlaps = tanggung jawab atas tugas yg sama di berikan kpd lebih dari satu orang individu.
c. Splits = tanggung jawab atas tugas yg sama di berikan kpd lebih dari satu satuan organisasi.
2. Prinsip kesatuan perintah = setiap bawahan dlm organisasi seharusnya melapor hanya kps seorang atasan.
3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Tanggung jawab = agar organisasi dpt menggunakan sumber dayanya dengan efesien, tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ke tingkatan paling bawah dimana ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. Wewenang = setiap individu untuk melaksanakan tugas yg dilimpahkan kpdnya dengan efektif harus diberi wewenang secukupnya.
Akuntabilitas = tuntutan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas sendiri dan bawahannya.
A. Mengapa manajer gagal mendelegasikan :
1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
2. Manajer tidak bersedia menghadapi risiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah/gagal.
3. Manajer tidak / kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya.
4. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yg luas.
5. Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.
6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
B. Mengapa bawahan tidak menerima delegasi.
1. Kadang-kadang lebih mudah pergi ke manajer untuk memecahkan masalah daripada membuat keputusan sendiri.
2. Ada perasaaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.
3. Bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yg lebih besar.
C. Penanggulangan hambatan-hambatan delegasi :
1. Kesediaan manajemen untuk memberikan kpd bawahan kebebasan yg sesungguhnya untuk melaksanakan tugas yg dilimpahkan kpdnya.
2. Bawahan hrs dibiarkan untuk mengembangkan pemecahan masalahnya sendiri dan belajar dari kesalahan tersebut.
3. Kesalahan bawahan tdk menyebabkan manajer mengurangi delegasi tetapi memberikan latihan atau dukungan yg lebih kpd bawahan.
4. Pengembangan komunikasi antara manajer dan bawahan akan meningkatkan saling pengertian dan membuat delegasi lebih efektif.
5. Bawahan yg didorong untuk menggunakan kemampuannya dan diberikan dukungan akan lebih bersemangat dlm menerima tanggung jawab. Allen dalam Handoko (2003:228) mengemukakan
beberapa teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif:
1. Tetapkan tujuan.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.
3. Berikan motivasi kepada bawahan.
4. Meminta penyelesaian kerja.
5. Berikan latihan.
6. Adakan pengawasan yang memadai.

1. Tetapkan tujuan Bawahan hrs diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yg di delegasikan kpd mereka.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Bawahan hrs diberi informasi dengan jelas tentang apa yg mereka hrs pertanggung jawabkan dan bagian dari sumber daya- sumber daya organisasi mana yg ditempatkan di bawah wewenangnya.
3. Berikan motivasi kpd bawahan. Manajer dpt mendorong bawahan melalui perhatian pd kebutuhan dan tujuan mereka yg sensitif.
4. Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kpd bawahan, sedangkan para bawahan hrs melaksanakan pekerjaan sesungguhnya yg telah didelegasikan.
5. Berikan latihan. Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.
6. Adakan pengawasan yg memadai. Sistem pengawasan yg terpercaya (seperti laporan mingguan)
dibuat agar manajer tdk perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.

Artikel Terkait

Judul: Rentang Management Business BSI
Rating: 100% based on 99998 ratings. 5 user reviews.
Ditulis Oleh Paling Akurat